Chi phí tổ chức sự kiện tối ưu nhất

1. Tầm quan trọng của việc dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Việc dự trù kinh phí đối với công tác tổ chức sự kiện là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Khi xác định được mình cần chuẩn bị những gì cho chương trình sắp diễn ra và mỗi hạng mục sẽ hết khoảng bao nhiêu tiền. Từ đó đơn vị tổ chức có thể dự trù được tổng chi phí cần chi. Đồng thời chuẩn bị thêm một khoản phí dự phòng để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.

Bên cạnh việc kiểm soát chi phí trong buổi lễ tiệc và hạn chế một số phát sinh trong khâu tổ chức. Thì bảng bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp, công ty hay cá nhân hoạch định được những công việc sẽ diễn ra. Nhờ vậy sẽ đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng và xử lý hiệu quả. 

Việc dự trù kinh phí đối với công tác tổ chức sự kiện là điều quan trọng

2. Chi phí tổ chức sự kiện trong khoảng giá bao nhiêu tiền?

Thực tế có nhiều cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan thắc mắc về việc chi phí tổ chức sự kiện trong khoảng giá bao nhiêu tiền? Tuy nhiên mức chi phí này sẽ không cố định và không có con số chung để áp dụng cho tất cả các trường hợp. Những buổi lễ tiệc quy mô nhỏ, trang trí và ăn uống đơn giản, thể hiện sự đầm ấm chỉ tốn khoảng 30 - 50 triệu đồng. 

Còn các chương trình quy mô lớn, quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp hay phục vụ cơ quan nhà nước thì thường tốn kém hơn. Các sự kiện mang tầm vóc lớn, tổ chức hoành tráng có thể tốn chi phí lên đến hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng. Một số hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện phổ biến như: 

• Chi phí thuê địa điểm có thể là trung tâm hội nghị, bãi biển, sân thượng, nhà hàng, khán phòng…. 

• Chi phí xây dựng sân khấu bao gồm: thảm trải, lắp đặt… 

• Chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, đèn sân khấu tại sự kiện…. 

• Chi phí trang trí sự kiện theo yêu cầu. 

• Chi phí in ấn như standee, banner, background, backdrop, thiệp mời… 

• Chi phí đãi tiệc có thể là buffet, theo bàn, teabreak,...

• Chi phí truyền thông, quảng cáo sự kiện chuẩn bị tổ chức… 

• Chi phí phương tiện di chuyển của khách mời đặc biệt.

• Chi phí quà tặng cho nhân viên công ty, cá nhân, khách mời…

• Chi phí âm nhạc, MC dẫn chương trình, chụp ảnh, quay phim…

Chi phí tổ chức sự kiện sẽ tùy thuộc vào tính chất, quy mô chương trình

3. Yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến chi phí sự kiện

Trước khi lên kế hoạch tổ chức lễ tiệc, chúng ta nên tính toán kỹ lưỡng về ngân sách để không mắc phải những sai lầm giống như người đi trước. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp, cơ quan nên tham khảo:

3.1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện 

Điều quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện đó chính là lựa chọn được địa điểm phù hợp. Những không gian rộng lớn, cảnh quan đẹp, vị trí di chuyển thuận lợi sẽ có giá thuê cao. Địa điểm xây dựng chương trình sự kiện có thể phân ra làm 2 loại như:

• Tổ chức ở trong văn phòng hoặc sân của công ty. Phương án này tiết kiệm chi phí nhưng không gian lại không đảm đảm sự thoáng mát và rộng rãi. 

• Địa điểm thuê thường là nơi chuyên setup sự kiện hoặc các khu du lịch. Đây là địa điểm phải trả phí nhưng mang lại nhiều tiện ích hơn so với tự chuẩn bị.

Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện là hạng mục quan trọng cần quan tâm

3.2. Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất

Đơn vị tổ chức cần lên kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên liệu cũng như các phụ kiện cần thiết phục vụ cho chương trình diễn ra. Phần này chiếm khoảng 10% đến 15% tổng chi phí của một sự kiện. Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần cân nhắc thật kỹ về việc thuê công nhân chăm chỉ để đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng hoàn hảo cho buổi lễ tiệc. 

3.3. Chi phí cho phần sân khấu, ánh sáng và âm thanh sự kiện

Điểm nhấn của sự kiện đó chính là sân khấu, nơi diễn ra buổi lễ khai mạc, tiết mục ca hát nên cần được đầu tư một cách chỉn chu. Đi đôi với đó là hệ thống ánh sáng và âm thanh góp phần tạo nên sự thành công của bữa tiệc. Với hạng mục này, bạn cần đầu tư chi phí cao một chút vào hệ thống đèn Led tót và âm thanh chuẩn chỉnh để mang lại kết quả hơn mong đợi. 

3.4. Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện

Tùy vào yêu cầu khác nhau của khách hàng, đơn vị tổ chức sẽ đưa ra cho những lựa chọn tốt nhất về mặt kinh phí cũng như chất lượng. Nếu là chương trình theo mô hình dự tiệc thì ngân sách bỏ ra cũng không hề nhỏ, dao động từ 30 đến 35% tổng chi phí tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, khách hàng cũng nên ưu tiên những thực phẩm có lợi cho sức khỏe. 

Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện chiếm khoảng 30 đến 35% 

3.5. Chi phí nhân sự chương trình tổ chức sự kiện

Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng nhân viên của đơn vị mình vào phục vụ sự kiện để tiết kiệm chi phí cho các vị trí như: PG, MC, PB… Trường hợp không có phương án thay thế, bạn có thể thuê đội ngũ đó từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang đến cảm giác chuyên nghiệp và nghiêm trang. Chi phí này cũng chiếm phần không nhỏ trong bảng dự trù, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định. 

3.6. Phí quản lý tổ chức sự kiện

Để sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và đúng tiến độ hơn, hãy hạn chế những rủi ro không đáng có ở vị trí quản lý hoặc đơn vị chuyên trách. Đây là hạng mục cần thiết và không thể bỏ qua nếu muốn chương trình diễn ra thành công tốt đẹp. Đồng thời, quản lý cũng là người sẽ kiểm soát toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra, phí thường giao động trong khoảng 3 đến 10%. 

3.7. Chi phí cho các tiết mục giải trí tại sự kiện

Hầu hết chương trình nào cũng sẽ có tiết mục giải trí, giao lưu văn nghệ diễn ra, tạo không khí sôi động và cảm giác thoải mái cho tất cả mọi người. Với hạng mục này, doanh nghiệp cần lưu ý đến chí âm nhạc, tiền công diễn giả và người biểu diễn. Hoạt động thư giãn cần trao đổi trước với ban tổ chức để được đưa ra những tư vấn tốt nhất và tiết kiệm ngân sách. 

3.8. Chi phí dự trù cho trường hợp phát sinh

Mọi sự kiện đều có những phát sinh bất ngờ diễn ra, mặc dù tất cả kế hoạch đều được lên kỹ lưỡng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một khoản ngân sách phòng trường hợp bất ngờ. Đối với hạng mục này có thể chiếm khoảng từ 5 đến 10% tổng chi phí tổ chức sự kiện, nên bạn cần lưu ý. 

Ban tổ chức cũng phải trả chi phí cho các tiết mục giải trí tại sự kiện

4. Tại sao cần dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện?

Trong quá trình tổ chức sự kiện hay một chương trình bất kỳ, chi phí hoạt động luôn là mối quan tâm hàng đầu. Bài toán chi tiêu sao cho hợp lý từ trước đến nay vẫn luôn khiến doanh nghiệp phải đau đầu. Hoạt động diễn ra theo định kỳ của một công ty vẫn luôn là tổ chức sự kiện để gắn kết tinh thần của các thành viên và luôn tốn một khoản ngân sách rất lớn. 

Chính vì thế, việc xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là điều hoàn toàn cần thiết, điều này giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng thiếu hụt ngân sách. Trong bảng thống kê này sẽ liệt kê toàn bộ những khoản chi tiêu cần thiết hoặc dự kiến thêm cho một hoạt động bất kỳ. Người lập ra bảng dự trù kinh phí phải nêu được chi tiết giá tiền từng công việc hạng mục phát sinh.

Dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp, công ty, cá nhân người tổ chức sẽ nhận được nhiều lợi ích như sau: 

• Hạn chế tốt nhất những rủi ro về thiếu hụt ngân sách khi chương trình sự kiện diễn ra. 

• Tăng tỷ lệ thành công khi tổ chức sự kiện, giúp để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, nhân viên công ty và ban lãnh đạo. 

• Tiết kiệm tối đa ngân sách để không phải bỏ ra những khoản không có trong kế hoạch ban đầu. 

• Giúp người duyệt hình dung chi tiết về kế hoạch và sự kiện sẽ diễn ra. 

• Ghi điểm tuyệt đối trong mắt tất cả mọi người, qua đó có kinh nghiệm hơn trong những lần tổ chức sự kiện tiếp theo của công ty.

Dự trù kinh phí giúp tăng tỷ lệ thành công khi tổ chức sự kiện

5. Hướng dẫn thiết lập bảng dự trù kinh phí cho Event mới nhất

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bản đề xuất, trình bày về việc chi tiêu cho các hạng mục trong sự kiện sắp diễn ra. Nó bao gồm cách bày trí, số lượng khách mời sẽ tham gia, timeline sự kiện… Đây là yếu tố cốt lõi nhất giúp chương trình diễn ra thành công tốt đẹp hơn và thu hút sự quan tâm của mọi người. Việc thiết lập một bảng dự trù chi tiết nhất thường bao gồm những công đoạn sau:

5.1. Nghiên cứu kế hoạch sự kiện 

Việc đầu tiên chúng ta cần làm chính là nghiên cứu thật kỹ kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn cần nắm được những hạng mục quan trọng trong sự kiện để hình dung được khoản chi phí cần thiết. Một số vấn đề mà ban tổ chức nên chú trọng khi nghiên cứu kế hoạch chương trình gồm:

• Mục đích tổ chức sự kiện: Bạn cần trình bày một cách ngắn gọn, không lan man, bao quát được mục đích chương trình diễn ra. 

• Thông tin sự kiện: Phần này cần nêu rõ thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng người tham gia, trang phục yêu cầu…

• Kịch bản chương trình: Xây dựng nội dung chi tiết, nêu lên vai trò của từng thành viên trong ban tổ chức, thời gian cụ thể của từng hạng mục.

• Thiết kế: Tham khảo một sự kiện thông thường sẽ có những gì, ví dụ như trang trí sân khấu, photo booth, backdrop, banner, standee, hashtag…

• Quá trình thực hiện: Phần này nêu rõ vị trí và vai trò của từng người, lên kịch bản MC. 

• Hình ảnh minh họa: Nên sử dụng những hình ảnh hoặc hoạt động thường ngày của công ty để nói về ý nghĩa của từng giai đoạn. Không nên chỉ viết mình text, người xem sẽ rất khó hình dung. 

 Lên ý tưởng những hạng mục cần thiết cho sự kiện

5.2. Lập danh sách các hạng mục xây dựng sự kiện 

Hạng mục sự kiện là phần chiếm nhiều chất xám nhất, dù là sự kiện lớn hay nhỏ. Bởi không phải ai cũng có khả năng ghi nhớ tốt hay hoàn thành công việc mà không mắc bất cứ lỗi nhỏ nào. Chính vì vậy, việc lên danh sách các hạng mục là điều cần thiết để tránh những thiếu sót cơ bản. 

Hãy chuẩn bị cho mình một quyển sổ tay để ghi lại những chi phí tổ chức sự kiện cần có. Khi hoàn thành xong hạng mục hoặc ứng xong chi phí nào hãy tích vào bên cạnh. Như vậy khi nhìn vào, mọi người cũng có thể hiểu được cái gì đã hoàn thành và chưa thực hiện được. Qua đó đưa ra kế hoạch tiếp theo cho bảng dự trù kinh phí. 

5.3. Ước tính những rủi ro khi phát sinh chi phí tổ chức sự kiện

Việc phát sinh chi phí tổ chức sự kiện là điều không ai mong muốn. Tuy nhiên chúng ta vẫn nên phòng trường hợp xảy ra rủi ro. Với bảng dự trù kinh phí, mọi người cần ước tính được sẽ phát sinh trong khoảng bao nhiêu. Theo thống kê, doanh nghiệp cần chuẩn bị tối thiểu 5% trên tổng số tiền cần chi hoặc có thể lớn hơn. 

5.4. Hoàn thành tổng dự trù kinh phí sự kiện

Khi hoàn thành tổng dự trù kinh phí sự kiện bạn sẽ biến số liệu đã tìm hiểu được dưới dạng file và trình bày khoa học để người kiểm duyệt hiểu rõ, nắm bắt chính xác nhất. Nội dung của bảng này bao gồm những thông tin cần thiết như hạng mục cần chi, mức giá cho mỗi hạng mục và chi phí dự trù. Tùy từng quy mô, tính chất của loại hình sự kiện mà bảng chi phí và kịch bản cũng sẽ không giống nhau. 

Hoàn thành tổng dự trù kinh phí sự kiện dưới dạng file và trình bày khoa học

6. Mẫu bảng dự trù kinh phí khi sự kiện tổ chức

Với những người đã từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho gia đình, doanh nghiệp mình thì việc lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện sẽ không quá khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới chưa có kinh nghiệm thì nên tham khảo bảng mẫu dưới đây: